Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

En tant qu'employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des déplacements de vos salariés entre leur domicile et le lieu de travail. Quels types de frais sont concernés ? Quel est le montant de votre participation ? Récapitulatif.

Ce qui a changé au 1er janvier 2025

Depuis août 2022, la prise en charge des frais de transports publics est exonérée de cotisations sociales jusqu'à 75 % du coût des titres d'abonnement pour le salarié.

En l'absence de l'adoption du budget 2025, la prolongation de cette mesure au-delà du 31 décembre 2024 n'a pas été validée. Par conséquent, depuis le 1er janvier 2025, la prise en charge des frais de transport par l'employeur revient donc au taux légal obligatoire de 50 %.

Êtes-vous concerné par la prise en charge des frais de transport de vos salariés ?

Tous les employeurs, quel que soit l'effectif de l'entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d'abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s'agissant de moyens de « transports publics de personnes » (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos », précise le code du travail.

Quels moyens de transport donnent lieu à une participation obligatoire de l'employeur ?

Votre participation est obligatoire à condition dès lors que le salarié possède l'un des titres suivants :

• une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité ou illimité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public,
   
• un abonnement à un service public de location de vélos.

Vous n’êtes en revanche pas tenu de prendre en charge les frais de carburant des salariés pour se rendre sur le lieu de travail.

Notez que les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

Quel est le montant de votre participation à la prise en charge obligatoire des frais de transport des salariés ?

Vous devez participer au coût des abonnements des salariés à hauteur de 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple : le train et le bus).

Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % » (article R3261-8 du code du travail).

À savoir

• La prise en charge de 50 % des frais par l'employeur est exclue de l'assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution à la réduction de la dette sociale (CRDS).
   
•  En fonction de la durée de travail, la prise en charge des frais de transport des salariés diffère :
  
   - s'ils effectuent au minimum la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire de travail (soit 35 heures), vous devez prendre en charge leurs abonnements comme pour un salarié à temps complet, c'est à dire à hauteur de 50 %,
  
  - si la durée de travail est inférieure, la prise en charge est calculée au prorata des heures travaillées.

Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?

Pour procéder à la prise en charge, vos salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez alors rembourser la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.

Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (article R3261-7 du code du travail).

Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l'employeur ?

L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés. Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d'entreprise ou par une décision unilatérale (article L3261-4 du code du travail), et bénéficie alors à tous les salariés de l'entreprise, stagiaires compris.

Cette prise en charge peut alors prendre plusieurs formes :

• versement d'une prime couvrant tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique des salariés,
• versement d'indemnités kilométriques calculées selon le barème des frais professionnels.

À savoir

• Au 1er janvier 2025, le plafond annuel d’exonération fiscale de la prime carburant est relevé à 300 euros, au lieu de 200 euros.
• Concernant la prime de recharge de véhicule électrique, son plafond d’exonération est également relevé de 100 euros, passant de 500 à 600 euros par an.

En savoir plus

Le forfait mobilités durables dans le secteur privé

Avec le forfait mobilités durables (FMD), les employeurs peuvent prendre en charge, sans obligation, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail via les moyens de transport suivants :

• le vélo, avec ou sans assistance,
• le covoiturage en tant que conducteur ou passager,
• les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement),
• les autres services de mobilité partagée,
• le cyclomoteur (véhicule de catégorie L1e ou L2e), la motocyclette (véhicule de catégorie L3e ou L4e) et l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) en location ou en libre-service,
• depuis le 1er janvier 2022, l’engin de déplacement personnel, motorisé ou non, dont le salarié est propriétaire (type trottinette).

La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 euros par an et par salarié en 2024, et 900 euros pour la Guadeloupe, la Guyane, la Martinique, La Réunion et Mayotte.

Lorsque le salarié cumule le forfait mobilités durables avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, le plafond d’exonération est relevé à 900 euros au 1er janvier 2025.

Le forfait mobilités durables dans le secteur public

Le forfait mobilités durables s’applique également aux agents de la fonction publique qui ont recours, pour se rendre depuis leur résidence habituelle sur leur lieu de travail (au minimum 30 jours par an) :

• au covoiturage (en tant que conducteur ou passager),
• à l'utilisation de leur vélo (avec ou sans assistance électrique).

Le FMD a été étendu à l’utilisation :

• d’un engin de déplacement personnel motorisé (trottinettes, mono-roues, gyropodes, hoverboard...),
• d’un service de mobilité partagée :

- location en libre-service de véhicules équipés d'un moteur ou d'une assistance non thermique,
- les services d’autopartage de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes.

En 2024, le montant de ce forfait s’élevait à :

• 100 euros lorsque le nombre de déplacements est compris entre 30 et 59 jours,
• 200 euros lorsque le nombre de déplacements est compris entre 60 et 99 jours,
• 300 euros lorsque le nombre de déplacements est d’au moins 100 jours.

Tout comme dans le secteur privé, cette indemnité forfaitaire est exonérée d’impôts et de prélèvements sociaux.

En savoir plus sur le forfait mobilités durables

À savoir

Les entreprises qui mettent gratuitement à disposition de leurs salariés une flotte de vélos pour leurs déplacements entre leur domicile et le lieu de travail peuvent bénéficier d'une réduction de leur impôt sur les sociétés, dans la limite de 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien de la flotte de vélos ou vélos à assistance électrique.

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