Frais de transport des salariés : ce que les employeurs doivent prendre en charge

Les employeurs doivent rembourser une partie des frais engagés par leurs salariés pour se rendre de leur domicile habituel à leur lieu de travail lorsqu’ils utilisent les transports publics ou un service public de location de vélos. Cette prise en charge correspond à au moins 50 % du prix de l’abonnement.

D’autres aides peuvent être proposées pour les trajets effectués en voiture, à vélo ou en covoiturage. Leur mise en place et leurs conditions d’exonération varient selon le dispositif.

Les abonnements aux transports publics remboursés à 50 %

L’obligation concerne les abonnements aux transports publics de personnes ainsi qu’aux services publics de location de vélos. Le remboursement est calculé sur la base d’un tarif de deuxième classe et du trajet le plus court entre la résidence habituelle et le lieu de travail.

Si plusieurs abonnements sont nécessaires pour effectuer le trajet, la participation de l’employeur porte sur l’ensemble de ces abonnements. Les titres achetés à l’unité ne relèvent pas de cette prise en charge obligatoire.

Pour les salariés à temps partiel, les règles dépendent de la durée travaillée :

• à partir d’un mi-temps, la prise en charge est identique à celle d’un salarié à temps complet ;
• en dessous d’un mi-temps, elle est calculée au prorata des heures travaillées.

L’employeur peut refuser cette participation si le salarié perçoit déjà, pour ses trajets domicile-travail, des indemnités représentatives de frais d’un montant au moins égal à la prise en charge obligatoire de 50 %, comme le prévoit l’article R. 3261-8 du Code du travail.

• Pour en savoir plus : prise en charge obligatoire des frais de transports publics des salariés.

Quels justificatifs et quels délais ?

Le salarié doit remettre ou présenter son titre de transport à son employeur. Celui-ci doit procéder au remboursement dans les meilleurs délais et au plus tard à la fin du mois suivant la période de validité du titre.

Pour un abonnement annuel, la prise en charge est répartie chaque mois. Si les modalités de preuve ou de remboursement changent, l’employeur doit en informer les salariés au moins un mois avant leur mise en application, conformément à l’article R. 3261-7 du Code du travail.

La prise en charge du carburant reste facultative

L’employeur n’est pas tenu de rembourser le carburant utilisé par un salarié pour ses trajets domicile-travail. Il peut toutefois prendre en charge tout ou partie de ces frais, ainsi que les frais d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou à hydrogène.

Le ministère de l’Économie indique que la prise en charge est, en principe, exonérée de cotisations sociales dans la limite annuelle de 300 euros pour le carburant et de 600 euros pour l’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène.

Pour les sommes versées par l’employeur entre le 1er octobre et le 31 décembre 2026, le plafond d’exonération sociale est temporairement relevé à 1 000 euros. Les règles de cumul avec d’autres prises en charge et les conditions applicables doivent être examinées selon la situation du salarié.

Pour en savoir plus : prise en charge des frais de carburant et d’alimentation des véhicules et mesures de soutien liées à la hausse des prix des carburants.

Pour les déplacements professionnels réalisés avec un véhicule personnel, l’employeur peut également verser des indemnités kilométriques, susceptibles d’être exonérées de cotisations sociales dans la limite du barème fiscal applicable.

Le forfait mobilités durables dans le secteur privé

L’employeur privé peut aussi mettre en place un forfait mobilités durables, sans y être obligé. Il permet de participer aux frais des salariés utilisant notamment :

• un vélo, avec ou sans assistance électrique ;
• le covoiturage, comme conducteur ou passager ;
• certains services de mobilité partagée ou d’autopartage ;
• les transports publics hors abonnements concernés par la prise en charge obligatoire ;
• un engin de déplacement personnel motorisé, comme une trottinette électrique.

Dans le secteur privé, ce forfait est exonéré de cotisations et contributions sociales dans la limite de 600 euros par an et par salarié. Lorsqu’il est cumulé avec la prise en charge d’un abonnement aux transports publics ou à un service public de location de vélos, le plafond d’exonération applicable à l’ensemble est de 900 euros par an et par salarié.

• Pour en savoir plus : les conditions du forfait mobilités durables.

Un forfait également prévu dans la fonction publique

Les agents publics peuvent bénéficier d’un forfait mobilités durables lorsqu’ils utilisent un moyen de transport éligible pour leurs trajets domicile-travail pendant au moins 30 jours par an.

Son montant est fixé à :

• 100 euros pour 30 à 59 jours de déplacement ;
• 200 euros pour 60 à 99 jours ;
• 300 euros à partir de 100 jours.

Cette indemnité est exonérée d’impôt et de prélèvements sociaux.

Une réduction d’impôt pour les flottes de vélos

Les entreprises qui mettent gratuitement une flotte de vélos ou de vélos à assistance électrique à disposition de leurs salariés pour les trajets domicile-travail peuvent bénéficier, jusqu’au 31 décembre 2027, d’une réduction d’impôt sur les sociétés.

Cette réduction est accordée dans la limite de 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien de la flotte. Ses conditions sont précisées dans l’article 220 undecies A du Code général des impôts.

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